Los 12 documentos que te van a pedir en una inspección

Esta es la lista de lo que se pide efectivamente en una fiscalización de higiene y seguridad. No es un modelo teórico: es lo que un inspector solicita al entrar, en el orden aproximado en que lo hace. Usala para auditar tu propia carpeta antes de que la audite otro.

Antes de la lista: dónde guardarla

Una carpeta que existe pero está en el estudio contable, o en la computadora del responsable que hoy no vino, no sirve durante una inspección. La documentación tiene que estar en el establecimiento, accesible y ordenada, y alguien presente tiene que saber dónde está.

Conviene una carpeta física en planta con todo lo que sigue, más una copia digital de respaldo.

Los 12 documentos

• 1. Constancia del Servicio de Higiene y Seguridad Designación del profesional a cargo y copia de su matrícula vigente en la jurisdicción donde está el establecimiento. Si tenés plantas en Provincia y en CABA, necesitás cobertura en ambas.
• 2. Programa anual de seguridad Firmado por el profesional matriculado, con el cronograma de actividades previstas para el año y su grado de avance.
• 3. Matriz de identificación y evaluación de riesgos Por puesto de trabajo, con los riesgos reales del establecimiento y las medidas de control adoptadas para cada uno.
• 4. Plan anual de capacitación Con temas, destinatarios, frecuencia y responsable del dictado.
• 5. Registros de capacitación dictada Planillas con temario, fecha, duración, datos del instructor y firma de cada asistente. Uno por capacitación, no un resumen anual.
• 6. Constancias de entrega de EPP Individuales y firmadas por cada trabajador, detallando qué elemento se entregó y en qué fecha. Con reposición registrada.
• 7. Protocolo de medición de ruido Si hay fuentes de ruido en el ambiente de trabajo. En el formato oficial, con certificado de calibración del instrumental y firma profesional.
• 8. Protocolo de medición de iluminación Por puesto y sobre el plano de trabajo, no un promedio del local. Si hay turno noche, medido también en esa condición.
• 9. Evaluación de carga térmica Donde haya fuentes de calor, exposición solar o procesos que aporten calor y humedad.
• 10. Plan de evacuación y registro de simulacros El plan firmado, los planos por sector y el acta del último simulacro con tiempo de evacuación registrado.
• 11. Registro de accidentes e investigaciones Listado de los accidentes ocurridos y, para cada uno, la investigación con causas determinadas y medidas correctivas implementadas.
• 12. Contrato de ART vigente Con constancia de cobertura y nómina del personal declarado actualizada.

Los errores que invalidan un documento correcto

Hay documentos técnicamente bien hechos que no cumplen su función por defectos de forma. Los más frecuentes:

• Falta de firma profesional o firma de alguien sin matrícula vigente en la jurisdicción.
• Registros de capacitación sin temario. Una lista de asistencia que no dice sobre qué se capacitó no acredita el contenido.
• Entregas de EPP genéricas. Una planilla que dice "se entregaron elementos de protección" sin detallar cuáles ni a quién.
• Mediciones parciales. Medir el sector productivo principal y omitir el depósito, el taller de mantenimiento o el sector de expedición.
• Instrumental sin calibración vigente. Invalida la medición completa, por más correcto que sea el procedimiento.
• Plan de evacuación sin simulacro. Se lee como un plan que nunca se implementó.
• Documentación vencida. Especialmente mediciones y carga de matafuegos, que tienen fecha visible.

Si trabajás con contratistas

Cuando hay empresas trabajando dentro de tu establecimiento, su documentación también se verifica, y los incumplimientos pueden alcanzarte como comitente. Para cada contratista corresponde tener:

• Constancia de su Servicio de Higiene y Seguridad con profesional matriculado.
• ART vigente con cláusula de no repetición a tu favor.
• Nómina del personal que ingresa, actualizada.
• Constancias de capacitación específica según la tarea que van a realizar.
• Programa de seguridad particular si el trabajo lo requiere.